Projektändringar efter beslut

Varför ska man göra ändringsförfrågningar?

Eftersom det är sökandes ansvar att följa bidragets villkor under hela projektperioden så ska man alltid kontakta Kulturrådet om man har frågor kring olika typer av ändringar kring bidraget. skapandeskola@kulturradet.se

När ska man göra ändringsförfrågningar?

Till exempel när man behöver revidera hela eller delar av en projektplan eller ändra professionella kulturaktörer då ett projekt blivit inställt. Det kan också hända att man efter bidragsbeslut upptäcker att man skrivit in något i ansökan som inte uppfyller bidragets villkor.

Kulturrådet granskar att bidraget använts på rätt sätt först i redovisningen av bidraget, så ni har gott om tid att kontakta Kulturrådet för ändringar och för stöd och hjälp att använda bidraget på rätt sätt. Om ni är trygga med att ni kan bidragets villkor och vet att ni gör rätt så behöver ni inte kontakta Kulturrådet.

Hur gör man en projektändringsförfrågan?

Bäst är att kontakta handläggare via e-post. Skriv in ”förfrågan om projektändring” + ärendenumret i ämnesrubriken. Skicka mejl till: skapandeskola@kulturradet.se.

Olika typer av ändringar

Förlängning av projektperiod

Alla Skapande skola projekt ska vara genomförda innan det är dags för redovisning av bidraget. Bidragsgivningen följer skolans läsårsperiod men det går bra att förlänga bidragets projektperiod och flytta fram de projekt ni inte hunnit med inom ett läsår till tidig höst vid skolstart augusti- september inpå det nya läsåret.

Ni behöver inte meddela oss denna förlängning om det följer ansökans plan och val inom konstområden. Märk väl att samtliga projekt måste vara genomförda och betalda innan det är dags att redovisa bidraget. Ett bidrag kan inte överföras till ett nytt bidrags- och läsår.

Vid särskilda skäl och i undantagsfall är det enligt bidragets villkor möjligt att förlänga hela projektomgången med ett år. Kontakta alltid handläggare för bidraget med en sådan förfrågan för att föra dialog.

Projektrevidering i samband med bidragsbeslut

Utifrån Kulturrådets uppdrag så ska så många elever som möjligt ta del av Skapande skola bidraget. Summa medel som sökande beviljas bygger därför på antalet deltagande elever som skolhuvudmannen i ansökan planerar att ska delta i aktiviteterna. Det är därför viktigt att sökande också når det antal elever som man planerat för och angett i ansökan.

Om sökande fått mindre medel än ansökt belopp ska man inte minska antal elever utan istället se över och ändra i projektplanen och budgeten och försöka anpassa och så att det går att genomföra insatser på ett annat sätt utifrån den faktiska budget man beviljats. Se också över möjligheten att samverka med andra kulturmedel i det gemensamma arbetet med kultur för barn och unga för att skapa synergieffekter.

Titta om du kan bocka av följande åtgärder

• Se över och planera om i projekten och insatserna utifrån faktisk budget – inte ta bort elever som ska ta del.
• Prioritera om i budget och se över er planering på sikt. Tex. kan en mindre elevgrupp eller årskurs få ett dyrare projekt ett år med fördjupning inom en konstform medan en annan, större elevgrupp, kan få se en föreställning som kan ta ett större antal elever.
• Se över samverkan och samfinansiering kring ett Skapande skola projekt med både egna och andra resurser som finns i kommunen och regionen för att hitta synergieffekter.
• Skapande skola bidraget ska vara ett komplement till huvudmannens eget arbete och budget med kultur i skolan.

Om antalet planerat deltagande elever ändras avsevärt mot ansökan så har bidraget beviljats på felaktiga grunder, vilket riskerar att ni blir återbetalningsskyldiga. Därför är det av största vikt att ni alltid kontaktar oss vid väsentliga förändringar.

Vi förstår att det, på grund av oförutsägbara händelser i skolans verksamhet, kan finnas en viss marginell differens mellan deltagande elever i planering jämfört med genomförandet. Exempelvis att det inte är säkerställt vid ansökningstillfället hur många elever ni kommer ha nästkommande läsår eller minskat antal elever på grund av sjukdom, personaltapp, omorganiseringar och andra oförutsägbara händelser. Den här typen av skillnader i elevantal räknas inte som felaktig grund för bidrag.