Gotland är på samma gång en region, ett län och en kommun. Cirka 61 000 personer bor på ön året om men under sommaren fördubblas antalet. Gotland har fler invånare över 65 år, färre utrikesfödda och färre med eftergymnasial utbildning jämfört med övriga Sverige. På Gotland finns tio bibliotek och en bokbuss, och det är totalt ett fyrtiotal anställda. Almedalsbiblioteket i Visby är ett integrerat folk- och universitetsbibliotek.

En brukarenkät som inte nådde ända fram

Under lång tid har Gotland gjort en årlig brukarenkät som besökare har kunnat fylla i på biblioteken och via webbplatsen. Den har nått dem som valt att besöka biblioteket och som tagit sig tid att svara på undersökningen. Det har dock saknats återkoppling och det har inte varit tydligt huruvida svaren lett till förändringar i verksamheten. För biblioteket har det varit svårt att veta om svaren varit representativa och dessutom har icke-användarnas röster saknats. Man ville därför börja arbeta med tjänstedesign för att dels föra en dialog med användarna, dels nå ut till icke-användarna.

Biträdande enhetschef Anna Centerdal-Waljanson förklarar:

– Vi är en verksamhet som är till för invånarna på Gotland och besökarna på ön. Vi behöver hänga med i deras behov och önskemål. Gör vi inte det kanske vår verksamhet slutar att vara relevant.

Anna Centerdal-Waljanson. Foto: privat. 

En snårig resa i juridikens värld

För att kunna testa verksamhet för personer som inte brukar använda biblioteken behövde de först ta reda på vilka dessa var. Biblioteken i Huddinge hade tagit fram statistik över samtliga kommun-invånare genom att sammanföra data från Statistiska centralbyrån (SCB) med utdrag från biblioteks-systemet Book-it, och genom att analysera materialet såg de avgörande faktorer för biblioteksanvändning. Gotland ville göra en liknande undersökning, men det visade sig vara en snårig resa att ge sig in på, inte minst för att det saknades statistiker inom Region Gotland som kunde ta sig an uppdraget. Linda Wagenius, projektledare för Biblioteken på Gotland säger följande om processen:

– Vi hittade slutligen ett litet statistikföretag, Jupel som bildats av två doktorander från Stockholms universitet, men det tog ett år från skrivet avtal tills de kunde börja arbeta. Vi hade också många möten med dataskyddsombud och personuppgiftsansvarig inom Region Gotland för att reda ut det juridiska: Hade vi i det låneavtal som låntagarna skrev på laglig grund för att använda deras uppgifter för statistiska ändamål?

 
Linda Wagenius. Foto: privat.

Det visade sig att biblioteken saknade personuppgiftbiträdesavtal med Axiell för persondata i Book-it, och SCB krävde dessutom att man skrev ett sekretessavtal med Jupel för att man skulle lämna ut befolkningsdata.

Många resultat framkom i en insiktsrapport

Statistikundersökningen landade i en insiktsrapport samt digitala kartor där det går att följa biblioteksanvändning på sockennivå utifrån Gotlands 92 socknar. Följande är några resultat från rapporten:

• Biblioteksanvändningen minskar för dem som bor 3 kilometer eller längre bort från ett bibliotek på Gotland.
• 20 procent av gotlänningarna hade använt biblioteket 2019 och 35 procent hade använt våra tjänster någon gång mellan 2012 och 2019.
• Av biblioteksanvändarna är 66 procent kvinnor och 34 procent män. 
• Vad gäller små barn (upp till 6 år) är det vanligare att föräldrar skaffar lånekort till flickor än till pojkar.
• Upp till 13 års ålder är det fler som använder biblioteket än som inte gör det; användningen minskar sedan med åldern. För kvinnor syns dock en liten uppgång i åldersgruppen 35–45 år.
• Utbildningsbakgrund är den faktor som är starkast avgörande för biblioteksanvändning. Bland dem som använder bibliotek har 37,9 procent eftergymnasial utbildning som var 2 år och längre medan motsvarande siffra för icke-användare är 16,1 procent.
• Personer med utländsk bakgrund använder bibliotek i högre omfattning än svenskfödda, men aktiviteten minskar tydligt några år efter att man bosatt sig i Sverige.
• Personer som har barn använder biblioteket i högre utsträckning än de som inte har barn.

Tjänstedesign används i flera olika processer

Bibliotekspersonalen har sedan valt målgrupper att arbeta vidare med utifrån resultaten i rapporten, bibliotekslag och biblioteksplan. Resultaten ska framför allt användas när biblioteken utformar verksamheter för grupper av icke-användare framöver (speciellt uppsökande verksamheter för unga). Analysen av resultaten kommer att fördjupas genom att använda tjänstedesign för att få reda på mer om målgruppernas behov. Några anställda har certifierat sig som handledare utifrån Innovations-guidens metod för tjänstedesign och vi har också använt tjänstedesign i andra delprocesser inom Stärkta bibliotek, bland annat:

• vid en förstudie till ny mobil biblioteksverksamhet
• vid en förstudie till ny webb
• när vi utformat en direktupphandling för konstnärlig utsmyckning av nya bokbussar.

Ambitionen var att i dagsläget ha kommit längre i arbetet med rapportens resultat och med tjänstedesign men pandemi, organisation¬s¬förändringar och chefsbyten har tyvärr inneburit förseningar. Elsa Langland, projektledare för mobil biblioteksverksamhet, berättar:

– Under hösten kommer jag och en kollega hålla grundutbildning i tjänstedesign för samtlig personal på biblioteken på Gotland. Alla kommer få verktyg för att kunna undersöka vad vi behöver utveckla i biblioteksverksamheten: Hur kan vi sänka trösklarna och hur kan vi bjuda in fler att ta del av bibliotekens service? Tanken är att detta arbetssätt sedan ska bli en del av det ordinarie arbetet på biblioteken framöver.

Samtidigt med tjänstedesignarbetet ska ny mobil biblioteksverksamhet utformas. I januari levereras två mindre biblioteksbussar som kan arbeta uppsökande och komplettera de fysiska biblioteken. Snart sjösätts också en ny kommunikationsplan och ny webb ska upphandlas. Även i dessa processer är användarperspektivet centralt. Biblioteken på Gotland hoppas att det ska göra biblioteksverksamheten mer intressant och angelägen för fler.

Läs mer

Statistikrapport och kartor på Region Gotlands webbplats